Lorsqu’un salarié est en déplacement dans le cadre de ses fonctions, il peut être amené à réaliser des dépenses telles que des frais de déplacement en véhicule personnel, des frais de repas et d’hébergement.
Carte « corporate », carte logée, carte virtuelle… Les entreprises peuvent mettre un ou plusieurs moyens de paiement à la disposition de leurs collaborateurs.
On vous dit tout.

Quelles sont les obligations de l’employeur ?

L’employeur a l’obligation de rembourser les frais de déplacement professionnels de ses salariés.

Que ce soit pour les trajets domicile-travail ou les déplacements professionnels en dehors de l’entreprise lorsque ceux-ci avancent les sommes sur leurs fonds propres. Ces frais peuvent inclure les frais de transport (voiture, train, scooter, vélo, trottinette, avion), les frais d’hébergement et de repas. 

Les modalités de remboursement doivent être définies dans une convention collective ou dans un accord d’entreprise.

Les employeurs doivent se reporter aux barèmes kilométriques officiels pour le remboursement des frais de déplacement en voiture. Ces barèmes sont fixés chaque année par l’administration fiscale et sont différents selon la puissance fiscale du véhicule. Pour les autres moyens de transport, le remboursement doit être équivalent au coût réel.

Comment régler ses frais de déplacement ?

La première option est de laisser au salarié la charge de régler ses dépenses par ses propres moyens de paiement et de se faire ensuite rembourser par son employeur sur justificatifs, avec une note de frais.

Cette option peut représenter une charge importante pour les collaborateurs :

  • Une charge financière avant tout puisqu’il s’agit de “faire de la trésorerie” pour son entreprise
  • Une source de stress importante avec la gestion des justificatif et des notes de frais
  • Du temps perdu au détriment de ses missions principales

Et pour l’entreprise, il est plus difficile de contrôler les dépenses et les écarts éventuels. De manière générale, les entreprises préfèrent quand elles le peuvent, mettre à disposition de leurs salariés des moyens de paiement pour le règlement de leurs déplacements professionnels.

Les cartes corporate

Les cartes corporate sont des cartes de paiement professionnelles qui permettent aux collaborateurs de régler leurs frais de déplacement directement avec une carte bancaire qui débite le compte de l’entreprise. 

Les avantages des cartes corporate sont nombreux : elles permettent une gestion centralisée des frais de déplacement, évitent les avances de fonds et simplifient les remboursements. Elles peuvent également être paramétrées selon les besoins de l’entreprise (plafonds de dépenses, catégories d’achats autorisées, etc.).

Cependant, les cartes corporate peuvent également présenter des inconvénients. Mal paramétrées, elles peuvent être utilisées à des fins personnelles ce qui peut compliquer la gestion des dépenses. 

Les cartes logées

Les cartes logées sont des cartes de paiement virtuelles qui sont associées à une agence de voyage pour la réservation d’hôtel ou de transport. Elles permettent de régler directement les frais de réservation sans avancer de fonds. L’entreprise reçoit une facture mensuelle globale pour l’ensemble des réservations effectuées.

Les cartes logées permettent d’éviter les avances de fonds, simplifient les remboursements et offrent une meilleure sécurité pour les paiements en ligne. Elles peuvent également être paramétrées selon les besoins de l’entreprise en fonction de la Politique de Voyage Entreprise (PVE). L’entreprise peut bénéficier par ailleurs de conditions tarifaires avantageuses négociées avec l’agence de voyage.

Ce type de solution est particulièrement adaptée pour les voyageurs fréquents ainsi que les déplacements organisés en amont. Elles ne permettent pas aux salariés de réserver via la plateforme de leur choix, en open booking, et les règles peuvent être contraignantes.

Les cartes virtuelles

Une carte de paiement virtuelle est un numéro de carte de paiement généré pour une utilisation spécifique en ligne. Contrairement à une carte physique, une carte virtuelle n’a pas de support matériel et ne peut pas être utilisée pour effectuer des achats en magasin. Leur principale valeur ajoutée ? Elles représentent une option de sécurité supplémentaire pour les achats en ligne.

Elles permettent également aux collaborateurs de régler leurs dépenses de déplacement en ligne. Elles sont très utiles pour les achats ponctuels et beaucoup moins adaptées pour les dépenses et utilisations régulières. En effet, le numéro de carte généré pour créer une carte virtuelle est unique pour chaque transaction et ne peut être utilisé qu’une seule fois. Il est donc nécessaire de créer une carte pour chaque transaction. En fonction des process et solutions mises en place au sein de l’entreprise, le délai et les démarches peuvent être contraignants pour le salarié. 

Quelle est la meilleure solution pour les collaborateurs en mobilité ?

La meilleure solution pour les collaborateurs dépend de leurs besoins et de leurs habitudes de dépenses.

Les cartes logées sont une bonne option pour les employés qui ont des dépenses régulières et qui ont besoin d’une limite de dépenses clairement définie. Les cartes virtuelles peuvent être plus appropriées pour les employés qui ont besoin de régler des dépenses en ligne, mais qui n’ont pas besoin d’une carte physique. Et plus globalement les cartes corporate peuvent répondre à l’ensemble des besoins de dépenses des salariés en mobilité.

Il est important pour l’employeur de bien communiquer avec les employés sur les différentes options de paiement disponibles ainsi que sur les conditions de remboursements afin que chacun sache ce qu’il est possible de faire ou non.

Les notes de frais

Qui dit dépenses de mobilité, dit justificatifs de dépenses et notes de frais pour justifier et rembourser les dépenses engagées par un salarié dans le cadre de ses missions professionnelles ou de ses déplacements professionnels.

Elle permet à l’employé de se faire rembourser les frais qu’il a engagés pour son travail et de prouver à son employeur la réalité et le montant de ces dépenses. Même si les frais ont été réglé avec un moyen de paiement proposé par l’employeur la note de frais est un incontournable pour justifier des dépenses et permettre à l’employeur de récupérer la TVA sur les achats effectués.

La note de frais doit généralement inclure les informations suivantes : la date de la dépense, le type de dépense (transport, repas, hébergement, etc.), le montant de la dépense, le nom du fournisseur ou le lieu de la dépense, et le motif de la dépense. Elle doit également être accompagnée de justificatifs, tels que des reçus ou des factures, pour prouver la réalité et le montant des dépenses.

Certaines solutions telles que Mooncard proposent à la fois une carte de paiement et un logiciel qui permet d’automatiser les notes de frais et l’ensemble de la gestion des frais professionnels en déplacement. Dans tous les cas, il est important pour les employeurs de mettre en place des procédures claires et transparentes pour le traitement des notes de frais et de veiller à ce que les remboursements soient effectués dans les délais impartis